Stan zgodności: Wgląd w zarządzanie danymi w łańcuchu dostaw

The State of Compliance to coroczny raport firmy Assent dotyczący pojawiających się trendów i wyzwań w przestrzeni zgodności produktów. Na potrzeby raportu 2021 przeprowadziliśmy wywiady z 712 specjalistami ds. zgodności, aby poznać ich najważniejsze priorytety na najbliższy rok i zagadki, z którymi obecnie się mierzą.

Czytając ten raport, dowiesz się o:

Trzech najważniejszych wyzwaniach, przed którymi stoją obecnie Twoi rówieśnicy.
Następny trend w zakresie zgodności, na który należy uważać.
Priorytety strategiczne zgłoszone przez Twoich rówieśników z sektora dóbr trwałych.

Jeden jasny wniosek? Zmiana była dominującym czynnikiem w sferze zgodności z przepisami. Specjaliści ds. zgodności produktów i zgodności regulacyjnej musieli znieść wiele zmian w miejscu pracy z powodu COVID-19 i obecnie aktywnie poszukują stabilności programu.

Wniosek 1: Największe wyzwania związane z przestrzeganiem przepisów

Firma Assent zapytała respondentów o wyzwania, przed którymi stoją obecnie ich firmy, i trzy odpowiedzi wyróżniły się jako główne, pilne problemy. Respondenci mogli wybrać wiele odpowiedzi na to pytanie, przy czym najważniejsze wyzwania to te najczęściej zgłaszane w całej grupie ankietowanych:

Ewoluujące przepisy, w tym dodawanie nowych substancji, nowe wymagania i wewnętrzne koszty aktualizacji procesów zgodności.
Rosnące zapotrzebowanie na dane klientów w wyniku zmian w przepisach i zwiększonej kontroli inwestorów.
Spowolnienia wynikające z procesów ręcznych, które nasilają się w związku z wyzwaniami pierwszym i drugim.

Ogólnie rzecz biorąc, odpowiedzi te odzwierciedlają rosnące obawy, że specjaliści ds. zgodności nie będą w stanie poradzić sobie ze zmieniającymi się przepisami i wynikającymi z nich wymaganiami dotyczącymi danych klientów. Dotyczy to zwłaszcza tych, którzy korzystają z systemów ręcznych, które są nieefektywne, tworzą silosy i często zwracają dane niższej jakości. Firmy zainteresowane ochroną przed ryzykiem braku zgodności powinny potraktować te dane jako znak, że istnieje wyraźna i pilna potrzeba nowego podejścia do zarządzania danymi w łańcuchu dostaw.

Poruszanie się po zmieniającym się krajobrazie regulacyjnym

W ciągu ostatnich pięciu lat firmy konsekwentnie wskazywały nawigację po zmianach regulacyjnych na arenie międzynarodowej jako jedno ze swoich największych wyzwań. Dostęp do rynków międzynarodowych zależy od spełnienia szerokiego zakresu wymagań dotyczących zgodności produktów, a dane potrzebne do wykazania zgodności są zazwyczaj ukryte w łańcuchu dostaw.

Przepisy dotyczące produktów ulegają ciągłym zmianom, obejmującym przesunięcia terminów, zwolnienia i regularne aktualizacje list substancji zastrzeżonych. Osoby odpowiedzialne za produkty często mają wrażenie, że nieustannie doganiają organy regulacyjne. Kiedy ogłaszane są zmiany w przepisach, wiele wysiłku wkłada się w przegląd manifestów produktów i zbieranie danych o częściach od dostawców. Jest to proces wymagający dużych nakładów, który często pojawia się w raporcie jako problem.

Metody zbierania danych o łańcuchu dostaw: Głębsze spojrzenie

Zapytaliśmy specjalistów ds. zgodności o więcej szczegółów na temat ich obecnego systemu zgodności. Oto co mieli do powiedzenia.

Nieco ponad jedna czwarta specjalistów ds. zgodności podała, że ich firma korzysta z dedykowanego oprogramowania do zarządzania łańcuchem dostaw lub zgodnością. Piętnaście procent wskazało, że używa wewnętrznie zbudowanego i utrzymywanego systemu typu homebrew.

Ponad połowa wszystkich respondentów podała, że wykorzystuje procesy ręczne do gromadzenia danych dotyczących łańcucha dostaw. Jednak 25 procent wszystkich respondentów wskazało również procesy ręczne jako jedno z trzech największych wyzwań na najbliższy rok. Jest oczywiste, że znaczna liczba firm nie dostrzega zwrotu z zasobów, które inwestują w ręczne działania. W szczególności, procesy ręczne zabierają więcej czasu na pozyskanie danych od dostawców, a jakość danych jest zazwyczaj niższa niż w przypadku zastosowania standardowego i scentralizowanego podejścia. Procesy ręczne są również często związane z tworzeniem silosów danych w organizacji.

Chcieliśmy zrozumieć, jakie ręczne procesy zbierania danych i narzędzia były używane przez tych, którzy nie posiadają oprogramowania:

Ręczne e-maile i ręczne dokumenty tekstowe zostały zgłoszone jako najczęstsze metody zbierania danych, wraz z wykorzystaniem standardowych szablonów branżowych. Inne metody, w tym czasochłonne działania, takie jak telefonowanie do dostawców i audyty na miejscu, stanowiły pozostałe odpowiedzi.

Ręczne wysyłanie wiadomości e-mail i dokumentów tekstowych wiąże się z nieodłącznym ryzykiem: obie metody wymagają dużego nakładu pracy ze strony personelu i nie mają wbudowanej kontroli jakości pobranych danych. Jeśli brakuje danych lub są one niewystarczające, cały proces zwykle trzeba zaczynać od nowa. Mimo że standardowe szablony branżowe rozwiązują problem kontroli jakości, wymagając określonych typów i formatów danych, niekoniecznie ułatwiają one pozyskiwanie danych w całym łańcuchu dostaw. Nawet w przypadku standardowych szablonów firmy muszą ręcznie kontaktować się z dostawcami, dostawcy muszą odesłać szablon, a następnie wymagana jest dodatkowa praca w celu przepisania danych dostawców do baz danych firmy.

Poprosiliśmy użytkowników zarówno oprogramowania, jak i procesów ręcznych o ocenę ich zadowolenia z obecnego systemu. Sześćdziesiąt procent respondentów było niezadowolonych ze swojego obecnego systemu gromadzenia danych dotyczących łańcucha dostaw.

Warto zauważyć, że mimo stosowania standardowych szablonów zgodnych z najlepszymi praktykami branżowymi, wskaźniki niezadowolenia wśród użytkowników są nadal wysokie. Wyniki te sugerują, że niezadowolenie związane z ręcznymi procesami zgodności nie wynika z niedoświadczonego personelu lub procesów, które nie są zgodne z najlepszymi praktykami branżowymi. Zamiast tego, wskazują one prawdopodobnie na zmianę kulturową wśród specjalistów ds. zgodności w kierunku preferowania dedykowanego oprogramowania do obsługi zgodności.

Zapytaliśmy również respondentów o ewentualne usprawnienia, jakie zaplanowali na najbliższe trzy lata.

Pomimo zgłaszanego niezadowolenia, zwłaszcza z systemów manualnych, respondenci wskazali również, że zakup technologii i zwiększenie budżetu na systemy zgodności były znacznie niższymi priorytetami niż poprawa istniejących procesów i szkoleń. Dane te podkreślają ważną pętlę zwrotną ryzyka: Podczas gdy profesjonaliści obawiają się, że ich system nie będzie w stanie nadążyć za zapotrzebowaniem na dane, ich priorytety korporacyjne nie obejmują często transformacji z procesów manualnych na cyfrowe. Ponieważ zarządzanie zgodnością jest często postrzegane raczej jako centrum kosztów niż generator wartości, jest często pomijane jako inwestycja w systemy.

Wniosek 2: Co dalej z zarządzaniem łańcuchem dostaw?

Wymagania inwestorów i kontrola klientów nad firmami są coraz większe, szczególnie w odniesieniu do kwestii środowiskowych, społecznych i zarządzania (ESG). Podczas gdy wiele firm nie traktuje priorytetowo zwiększenia budżetu na zapewnienie zgodności z przepisami lub wdrożenia oprogramowania dla łańcucha dostaw, zaczęły one zdawać sobie sprawę, że większość ich danych ESG jest ukryta w łańcuchu dostaw, a ich odblokowanie w celu przyciągnięcia nabywców i inwestorów będzie wymagało większej widoczności łańcucha dostaw. Stanowi to duże wyzwanie dla specjalistów ds. zgodności, którzy są proszeni o zrobienie więcej przy takim samym wsparciu jak dotychczas.

Zwiększony nacisk na ESG, w połączeniu z koniecznością nadążania za szybko zmieniającymi się przepisami, zmusił wiele firm do rozpoczęcia planowania cyfrowej transformacji od ręcznego zbierania danych do cyfrowego procesu. Kiedy zapytaliśmy respondentów o ich plany transformacji cyfrowej w ciągu najbliższych kilku lat, większość z nich - od średnich do dużych firm - stwierdziła, że prawdopodobieństwo przeprowadzenia przez nich transformacji cyfrowej będzie rosło z roku na rok. Specjaliści ds. zgodności są proszeni o zrównoważenie tej transformacji cyfrowej przy ograniczonym budżecie i ograniczeniach czasowych: zasadniczo muszą wykazać, że oprogramowanie dla łańcucha dostaw będzie generować przychody i zmniejszać koszty, a nie stanowić kolejny utopiony koszt zgodności.

Zrozumienie transformacji cyfrowej

Co więc mają na myśli te firmy, kiedy mówią o cyfrowej transformacji?

Cyfrowa transformacja skupia się na przesunięciu procesów z ręcznych, reaktywnych działań na bardziej proaktywne i zautomatyzowane zadania. Jest to proces zarządzania zgodnością oparty na danych, który traktuje łańcuch dostaw jako źródło danych i optymalizuje sposób zbierania i przetwarzania tych danych.

Zazwyczaj transformacja cyfrowa obejmuje:

Usuwanie silosów danych pomiędzy działami. Tradycyjny model danych przechowuje dane u tych, którzy je zgromadzili, ale scentralizowana baza danych sprawia, że są one dostępne i użyteczne w wielu działach. Jest to szczególnie ważne w przypadku zgodności produktów i projektów ESG.
Standaryzacja procesów zbierania danych. Odnosi się to zarówno do harmonizacji różnych formatów gromadzenia danych, jak i do usprawnienia procesu żądania, aby nie bombardować dostawców powtarzającymi się prośbami o dane.
Automatyzacja powtarzających się procesów. Zarządzanie zgodnością z przepisami wymaga dużej wiedzy specjalistycznej, ale specjaliści ds. zgodności z przepisami spędzają godziny na uganianiu się za dostawcami w poszukiwaniu danych. Cyfrowy system automatyzuje większość powtarzających się zadań, uwalniając czas dla członków zespołu na aktywne zajmowanie się nadchodzącymi wymogami zgodności.

Badanie State of Compliance wykazało, że firmy aktywnie badają ten rodzaj transformacji cyfrowej, aby proaktywnie wyprzedzić zmieniający się krajobraz regulacyjny. Przejście na procesy cyfrowe łagodzi również koszty zasobów związane z procesami ręcznymi. Biorąc pod uwagę dane dotyczące głównych wyzwań stojących przed firmami, nie jest zaskoczeniem, że programy zgodności zmierzają w kierunku cyfrowym. Wciąż jednak istnieje luka pomiędzy zrozumieniem potrzeby digitalizacji a postrzeganym zwrotem z inwestycji związanym z przejściem.

Jeśli opracowujesz bardziej proaktywne podejście do zgodności w swoim miejscu pracy i chcesz dowiedzieć się więcej o wartości zarządzania łańcuchem dostaw, nasz przewodnik The Value of Supply Chain Data Management dostarczy Ci informacji, które Twój zespół kierowniczy chce poznać.

Pobierz przewodnik już dziś

Wniosek 3: Dane z łańcucha dostaw mają wpływ na biznes

W tegorocznym raporcie zapytaliśmy również specjalistów ds. zgodności o strategiczne priorytety ich firm na najbliższe trzy lata.

Warto zauważyć, że wszystkie trzy główne priorytety należą do kategorii ESG. Inwestorzy mierzą długoterminową wartość spółek za pomocą szeregu wskaźników, które obejmują wpływ na społeczeństwo (różnorodność i integracja) oraz zarządzanie ryzykiem (ryzyko związane z zasobami ludzkimi, takie jak prawa człowieka i prawa pracownicze), oprócz zgodności z przepisami.

Dane dotyczące łańcucha dostaw mają kluczowe znaczenie dla wszystkich programów ESG. Outsourcing przeniósł znaczną część ryzyka firmy do łańcucha dostaw, a inwestorzy oczekują obecnie jak największej widoczności łańcucha dostaw. Na przykład, ryzyko związane z prawami człowieka jest często ukryte kilka szczebli niżej w łańcuchu dostaw, bliżej wydobycia zasobów. Bez formalnego procesu badania łańcucha dostaw trudno jest w znaczący sposób zająć się priorytetami ESG.

Wnioski

Tegoroczny raport State of Compliance pokazał, że wszyscy myślą o zmianach. Specjaliści ds. zgodności produktów, po doświadczeniu ogromnych zmian geopolitycznych i zakłóceń w łańcuchu dostaw, proaktywnie myślą o zarządzaniu zmianami.

Ogólnie rzecz biorąc, większość respondentów polegała na ręcznych procesach gromadzenia danych dotyczących łańcucha dostaw, ale nie była zadowolona z wyników. Obawiają się, że ich obecne systemy nie będą w stanie nadążyć za szybkim tempem zmian napędzanych przez aktualizacje przepisów i coraz bardziej powszechne stosowanie zasad ESG.

W obliczu zmieniających się przepisów i rosnących kosztów odpowiedzi na zapytania o dane klientów, specjaliści przewidują rosnące zapotrzebowanie na cyfrowo przekształcone procesy. Obecnie jednak budżety i priorytety korporacyjne wciąż wykazują rozdźwięk między zrozumieniem wartości danych z łańcucha dostaw a inwestycjami w nowe technologie.

Najbliższe lata stanowią ważną okazję dla specjalistów ds. zgodności. Rosnące zapotrzebowanie na dane ESG oraz presja na nadążanie za globalnymi zmianami regulacyjnymi oznaczają, że firmy będą poszukiwać inwestycji w sposoby usprawnienia procesów i systemów. Pokazując, jak zarządzanie danymi łańcucha dostaw wspiera cele korporacyjne i ciągły rozwój, specjaliści ds. zgodności mogą przekształcić swoje działy w centra generujące przychody z danych możliwych do wykorzystania. Taka transformacja może zaowocować zwiększonym wsparciem korporacyjnym i inwestycjami, prowadzącymi do usprawnienia procesów, oprogramowania do zarządzania łańcuchem dostaw i większego wkładu w decyzje ESG.

Dowiedz się więcej o wartości zablokowanej w łańcuchu dostaw i o tym, jak wpływa ona na całą firmę. Pobierz The Value of Supply Chain Data Management już teraz.

Pobierz swoją kopię

Assent pragnie podziękować wszystkim respondentom, którzy wzięli udział w badaniu 2021 State of Compliance, a także naszym partnerom Lorax Compliance, REACHLaw, TSG i Arcadis.

Masz pytania dotyczące raportu 2021 State of Compliance? Skontaktuj się z naszymi ekspertami już dziś.