Zrób przegląd swojego zarządzania środowiskowego

Epidemia ogarnęła producentów w Ameryce Północnej, dotykając niemal każdą firmę, zarówno dużą, jak i małą. Uderza ona w menedżerów ds. ochrony środowiska i całe działy BHP, utrudniając im utrzymanie firmy w zgodności z przepisami i ochronę przed karami ustawowymi.

Ale czym jest ta dramatyczna pandemia i czy Twoja firma jest zagrożona?

Niemal każdy specjalista ds. ochrony środowiska powie, że zmagał się z ciężarem zarządzania danymi środowiskowymi i powie, że jego największym wyzwaniem w zakresie zarządzania ochroną środowiska są przestarzałe Systemy Zarządzania Środowiskiem (SZŚ), które stały się czarną dziurą dla czasu i energii.

Kiedyś firmy, nawet te z dużą liczbą efektów środowiskowych, mogły radzić sobie z zarządzaniem danymi środowiskowymi i śledzeniem LZO przy użyciu długopisu i papieru lub oprogramowania arkusza kalkulacyjnego. Jednak zarządzanie zgodnością środowiskową i wymagania prawne stały się tak złożone, że nawet małe firmy zwracają się ku bardziej zaawansowanym systemom zarządzania środowiskowego.

Dzieje się tak dlatego, że arkusze kalkulacyjne są trochę jak ruchome piaski: trudno się z nich wydostać, gdy już raz zakopało się głęboko w skomplikowanym systemie połączonych ze sobą arkuszy kalkulacyjnych. Nawet menedżerowie ds. BHP, którzy zaprojektowali firmowe arkusze kalkulacyjne, mają trudności z poruszaniem się po systemie.

Diagnozowanie symptomów

Jeśli cierpisz z powodu jednego lub więcej z tych systemów, nadszedł czas, aby rozważyć uaktualnienie swojego EMS:

Większość dnia pracy spędza się na wprowadzaniu danych chemicznych i materiałowych do baz danych oraz ręcznym wykonywaniu kontroli jakości/QC.
Trudności z odzyskiwaniem niezbędnych danych z baz danych i rejestrów, kiedy przychodzi czas na generowanie raportów zgodności.
Uzależnienie od płacenia konsultantom środowiskowym za pomoc w wypełnianiu luk w strategiach zgodności.
Pęcznienie działu EH&S, ponieważ wielu pracowników jest potrzebnych, aby poradzić sobie z obciążeniem pracą.
Powtarzające się bóle głowy za każdym razem, gdy trzeba wykonać skomplikowane obliczenia emisji, nawet przy użyciu formuł arkusza kalkulacyjnego.
Uzależnienie od arkuszy kalkulacyjnych: bycie odpornym na zmiany, mimo że spowalniają one pracę, powodują błędy w danych i zagrażają bezpieczeństwu zgodności.

Leczenie

Jeśli jesteś gotowy na udoskonalenie swojego SZŚ i doprowadzenie zarządzania zgodnością do idealnego stanu, oto nasza recepta dla Ciebie:

Po pierwsze, zidentyfikuj sposoby, w jakie Twoje arkusze kalkulacyjne nie są w stanie sprostać zadaniu. Czy są one zbyt duże i trudno jest teraz zlokalizować w nich dane? Czy formuły, których używasz do wykonywania obliczeń, działają z dokładnością wymaganą przez regulatorów? Czy połączone ze sobą arkusze kalkulacyjne komunikują się prawidłowo, czy też jesteś zmuszony do wielokrotnego wprowadzania tych samych danych? Czy tylko jeden menedżer potrafi prawidłowo korzystać z systemu i staje się on wąskim gardłem dla danych? To tylko kilka z powodów, dla których uważamy, że arkusze kalkulacyjne nie działają, a mamy jeszcze więcej powodów, aby pożegnać się z arkuszami kalkulacyjnymi.

Co chcesz poprawić, a arkusze kalkulacyjne cię powstrzymują? Czy potrzebujesz więcej godzin w ciągu dnia na planowanie zrównoważonego rozwoju? Dążysz do osiągnięcia zerowego poziomu niezgodności? Czy rozważasz zwiększenie dobrowolnej sprawozdawczości GHG?

Oceń swoje podstawowe potrzeby środowiskowe. Potrzeby każdej firmy w zakresie zgodności z przepisami są inne. Czy Twoje pozwolenia dotyczą głównie emisji do powietrza? Czy potrzebujesz pomocy w realizacji zadań i dotrzymywaniu terminów raportowania? Czy pisanie raportów zgodności i wykonywanie obliczeń emisji stanowi słaby punkt w Państwa zarządzaniu ochroną środowiska?

Jeśli chodzi o lepszy SZŚ, mają Państwo wiele opcji. Nie można niczego poprawić, dopóki nie określi się dokładnie, czego się szuka. Sama zmiana systemów zarządzania bez uprzedzenia nie rozwiązuje problemu arkusza kalkulacyjnego, a jedynie zamienia go na inny zestaw wyzwań.

Przeprowadź analizę kosztów i korzyści. Zacznij od wyceny, ile płacisz w karach (jeśli w ogóle) i godzin pracy spędzonych na ręcznym wprowadzaniu danych. Jeśli w ciągu roku ponosisz jakieś inne wydatki związane z zarządzaniem środowiskiem, również je uwzględnij. Stwórz podstawowy koszt zarządzania zgodnością. Porównajcie go z kosztami modernizacji lub remontu obecnego systemu.

Każda modernizacja przyniesie pewien zwrot z inwestycji (ROI). Ile czasu zaoszczędzisz dzięki automatyzacji zbierania danych? Czy wyeliminowanie błędów w obliczeniach zmniejszy wysokość kar za niezgodność z przepisami? Czy inteligentniejsza baza danych zmniejszy zapotrzebowanie na konsultantów? Każda warta uwagi modernizacja EMS powinna przynieść oszczędności w ciągu kilku miesięcy, zwiększając rentowność firmy. Twoja analiza kosztów i korzyści powinna skupić się na określeniu, gdzie uzyskasz najlepsze wyniki za swoje pieniądze.

Przedstawić sprawę kierownictwu i kluczowym decydentom. Jest to często najtrudniejsza część, w której większość kierowników ds. bhp utknęła. Pamiętaj, aby skupić się na zwiększonej rentowności dla całej firmy, a nie na tym, jak bardzo ułatwi to twoją pracę. Znajdź punkty bólu kadry kierowniczej (niepewność prawna i zyski) i wyjaśnij, w jaki sposób pomoże aktualizacja EMS. Mów w kategoriach dolarów i centów, aby dać się zrozumieć. Pamiętaj o uwzględnieniu studiów przypadków. Wypróbuj to.

Dokonajodpowiedniej aktualizacji... a następnie zaplanuj, co zamierzasz zrobić z dodatkowym czasem i pieniędzmi, które zaoszczędziłeś.